Parmi les nombreuses obligations imposées aux dentistes, la création, la mise à jour et la sauvegarde du dossier médical des patients font partie des tâches du quotidien. Pourquoi créer un tel dossier ? Combien de temps le conserver ? A qui le remettre ? … Autant de questions, qui se posent à tous les cabinets dentaires.

Le dossier médical du patient, un document essentiel au quotidien du cabinet

Dans sa relation avec sa patientèle, le chirurgien-dentiste doit impérativement tenir à jour un dossier médical pour chacun de ces patientes ou patients. C’est ce dossier, qui sera consultée par les experts, lorsqu’un patient cherche à engager la responsabilité professionnelle de son dentiste. Le dossier médical constitue alors une des principales sources de preuve. En pareille situation, lorsque le chirurgien-dentiste avance l’impossibilité de produire ce document médical pour une raison ou une autre (panne informatique, incendie, inondation, …), cet empêchement pourra lui être néfaste, dans la mesure où le professionnel de santé a la responsabilité de sauvegarder les données.

C’est donc un document incontournable à tenir à jour au sein de chaque cabinet. Pour l’ensemble de la patientèle, le chirurgien-dentiste devra veiller à enregistrer toutes les informations nécessaires, à savoir les informations personnelles (identité et coordonnées du patient), le suivi des actes effectués, les radiographies avant, pendant et après traitement, les devis établis et signés par le patient, …Dans certaines situations plus complexes, comme l’orthodontie ou l’implantologie, le chirurgien-dentiste devra compléter ces informations de base par d’autres éléments, comme le plan de traitement retenu ou encore la preuve du consentement éclairé du patient. Le Code de la Santé publique, dans son article L 1111-2, fait reposer cette preuve sur le professionnel de santé.

Comment protéger le dossier médical de ses patients et combien de temps le conserver ?

Comme pour bien d’autres professionnels de santé, le chirurgien-dentiste ne se voit pas imposer une durée légale de conservation. En revanche, la législation pose le principe, que la mise en cause de la responsabilité professionnelle du dentiste peut être recherchée dans un délai de 10 ans. Il est donc naturel d’appliquer cette prescription de 10 ans à la durée de conservation du dossier médical des patients. Dans certaines situations, lorsque la consolidation intervient longtemps après les soins prodigués, la durée peut alors être allongée d’autant. C’est pourquoi, l’Ordre des Chirurgiens-dentistespréconise une durée de conservation de 20 ans. Lorsqu’il cesse son activité, le dentiste doit veiller à la conservation de ces dossiers médicaux sous une forme ou sous une autre.

Le chirurgien-dentiste doit, pour ce dossier médical notamment, respecter le secret médical aux termes du Code de la Santé Publique mais aussi du Code Pénal. Les informations détenues par le dentiste peuvent donc être remises au patient lui-même mais non pas à un tiers (sauf très rares exceptions). Il appartient donc au dentiste de sécuriser les informations recueillies et de s’assurer de leur conservation et de la confidentialité exigible pour toutes les données de santé.

La remise du dossier médical au patient, un droit d’information acquis

En revanche, le patient peut demander à son chirurgien-dentiste la remise de son dossier médical. Cette remise pourra être faite en personne ou à travers un médecin désigné par le patient. Le dentiste ne peut pas s’y opposer, et devra s’assurer que la remise soit effective dans un délai ne pouvant excéder 8 jours. En revanche, les textes imposent un délai de réflexion de 48 heures, durant lequel la remise n’est pas autorisée. Lorsque les données médicales sont datées de plus de 5 ans, le délai de remise peut être allongé jusqu’à deux mois. Un dentiste, refusant de remettre le dossier médical à un de ses patients, est passible de sanctions devant les juridictions civiles et/ou disciplinaires. Soumis au code de la santé publique, le chirurgien-dentiste se doit enfin de respecter les contraintes en matière de recueil, protection et sauvegarde des données. Depuis 2018, les grands principes du RGPD (Règlement Général de la Protection des Données) s’appliquent à toutes les données « sensibles » en possession du chirurgien-dentiste.

Et vous, êtes-vous à jour dans la tenue du dossier médical de vos patients ? Et pour ce qui concerne l’application du RGPD , Avez-vous déjà été confronté à une situation problématique s’agissant de ces données ?

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